Sistema de Compras (sistema de inventario periódico / sistema de inventario continuo)

Escuela de Administracion y Contaduria Pública

Elaborado por: Leimar Araque Mora

Tutor: Car Emyr Suescum Coelho

Cátedra: Administración de la Producción y Operaciones 2

SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO

Este sistema nos permite conocer en un momento determinado, cuales son las existencias en esa fecha, a partir de una toma física, para posteriormente dar valores a los mismos, permitiendo controlar las operaciones y cuentas relacionadas directamente con el inventario.

En este sistema se manejan cuentas nominales que se definen de la siguiente manera:

Cuentas nominales

Son cuentas que señalan si la empresa ganó (cuentas nominales de ingresos) o gastó (cuentas nominales de egresos) en sus operaciones, lo cual repercute en aumentar o disminuir el patrimonio.

Estado de ganancias y perdidas

También llamado estado de resultado integral, es un estado financiero que muestra los ingresos, costos  y gastos en los que incurre una empresa en un periodo contable. La información que allí se muestra es la siguiente:

a)    Ingresos normales; cuentas que reflejan los ingresos principales de la entidad.

-      Ventas

-      Devolución en ventas (restan a las ventas)

-      Rebajas en ventas (restan a las ventas)

b)   Costo de la mercancía vendida (Costo de venta); representa el costo en el que incurre la empresa para vender mercancías.

-      Inventario inicial

-      (más) Compras

-      (más) Gastos de compras

-      (menos) Devoluciones en compras

-      (menos) Inventario final

c)    Gastos de operaciones; estos corresponden a las cuentas que controlan los gastos necesarios para vender (gastos de ventas y gastos de administración)

d)   Otros ingresos y egresos; representan las cuentas que surgen como consecuencia de transacciones que realiza la empresa normalmente. (alquileres, gastos de interés, descuentos por pronto pago)

e)    Utilidad neta antes del impuesto sobre la renta

f)     Impuesto sobre la renta; se calcula el impuesto que la empresa deberá pagar sobre la ganancia obtenida en el periodo.

g)    Utilidad neta; luego de deducir el impuesto, se toma como referencia para la creación de la reserva legal y cualesquiera otras procedan.

Asientos de registro en el sistema de inventario periódico

Al momento de una venta

FECHA	DESCRIPCIÓN		DEBE	HABER
x-x-x	*4*
	cuentas por cobrar o Banco		xx
	ventas			xx
	IVA débito fiscal			xx
	p/r venta de mercancía según factura

Al momento de una devolución en venta

x-x-x	*7*
	Devolución en ventas	xx
	Débito fiscal	xx
	Cuentas por cobrar		xx
	p/r devolución en ventas

Al momento de una compra

	FECHA	DESCRIPCIÓN	ref	DEBE	HABER
	x-x-x	*1*
		Compra		xx
		IVA crédito fiscal		xx
		Cuentas por cobrar o Banco			xx
		p/r compra de mercancías según factura

Cuando la empresa paga el flete de la compra

FECHA	DESCRIPCIÓN	DEBE	HABER
x-x-x	*6*
	Gasto de compras	xx
	IVA crédito fiscal	xx
	Banco		xx
	p/r flete sobre ventas según cheque

Al realizar una devolución al proveedor

	FECHA	descripción	ref	DEBE	HABER
		*3*
	x-x-x	Cuentas por pagar		xx
		Devolución en compras			xx
		IVA crédito fiscal			xx
		p/r devolución de compra de mercancía

Al cobrar facturas de mercancía vendida

FECHA	Descripción	DEBE	HABER
x-x-x	*9*
	Banco	xx
	Cuentas por cobrar		xx
	p/r cobro de facturas

SISTEMA DE INVENTARIO CONTINUO

Los inventarios son un activo que nos sirve para entregárselos a los clientes, y posteriormente obtener utilidades.

El sistema de inventario permanente o continuo permite realizar un control de las existencias de mercancía, sin necesidad de realizar un conteo físico, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del almacén.

Ventajas

·         1. Permite mantener los inventarios entre un tope mínimo y máximo.

·         2. Se tiene seguridad para suplir pedidos que hacen los clientes.

·         3. Permite conocer el costo unitario y costo total de cada producto, además del costo de salida del mismo.

·          4. Se puede conocer en cualquier momento el valor del  inventario final, sin necesidad de practicar inventarios físicos.

·         5. Se puede descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos durante el manejo de mercancías, ya que se sabe con exactitud el valor de la mercancía que debería existir en el almacén.

·         6. Se puede conocer, en cualquier momento, el valor de la utilidad o perdida bruta que se produzca en un momento dado.

Desventajas

·       1.   No permite un control adecuado del almacén, debido a la ausencia de control minucioso de entradas y salidas.

·      2.    No informa oportunamente ni proporciona datos sobre el costo de ventas en un momento determinado.

Tarjeta de Control de Inventario (Kardex)

Esta tarjeta contiene los detalles mínimos del inventario. Su estructura está condicionada a ciertos aspectos que debe considerar como; artículo, cantidad, unidades de medida, fecha y otros aspectos que se detallan en la imagen a continuación.

Métodos para el control de inventarios

·         Método de primeras en entrar, primeras en salir. (PEPS)

·         Método últimas entradas, primeras en salir (UEPS)

·         Método promedio móvil.

·         Método de costo promedio ponderado.

·         Método costo promedio simple.

Estos métodos nos permiten controlar los inventarios en unidades físicas y sus costos, además que todos manejan la tarjeta kardex como herramienta fundamental para el manejo de los inventarios.

Método de Primeras en Entrar, Primeras en Salir, (PEPS)

También conocido como método fijo, que sustenta la hipótesis de que las unidades que vayan saliendo del almacén, serán costeadas a los precios que fueron hechas las primeras compras de mercancía, es decir, que la tarjeta kardes maneja cada lote de mercancía por separado, a costos diferentes.

Método Últimas Entradas, Primeras en Salir (UEPS)

Este es un método también denominado lifo,  su filosofía consiste en dar salida primero a los costos que fueron hechas las últimas compras, lo que trae como consecuencia que los costos de las mercancías que vayan quedando dentro del almacén, sean los costos de las primeras compras.  La diferencia del método PEPS y el UEPS es la forma en que se da salida a la mercancía. De la misma forma este método hace uso de la tarjeta kardex de la misma forma que el PEPS.

Método promedio móvil.

Sus características fundamentales consiste en que cada vez que entra mercancía al almacén, el costo unitario de las mercancías se calcula de nuevo, por lo tanto la existencia física es presentada en un solo total en la tarjeta kardex, muy diferente en comparación con los dos métodos anteriores.

Además el costeo de las unidades que se venden o salen del almacén se costea en base de un promedio de los costos de las mercancías existentes.

Método de costo promedio ponderado.

Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, luego se divide entre el número de unidades existentes en el inventario y se determina un costo promedio ponderado para calculas los saldos finales de la siguiente forma:

-      Se suman el inventario inicial, más todas las operaciones relacionadas con las compras después de deducir todas las devoluciones sobre las mismas.

-    

        Se suman los respectivos costos

-     

    Se divide entre el total de unidades

Luego se valora el resultado, es decir, el costo promedio ponderado  menos el inventario final en base al costo, y determina el costo de venta.

Ejemplo

19.400/700= 27,71  (costo promedio ponderado)

Costo de mercancía disponible            19.400

(Inventario final) 240 unds * 27,71=  (8.651,4)

                                                          10.748,6    (costo de venta)

En la siguiente tarjeta de control de inventario se muestran como se promedian los costos a medida que entran y salen unidades físicas del almacén.

Método costo promedio simple.

Este método consiste en determinar un costo unitario promedio, que se calcula al sumar todos los costos unitarios del inventario inicial y compras del periodo, este resultado se divide entre el número de partidas sumadas.

Ejemplo

FECHA		costo unitario
abr-01	saldo	20
abr-02	compra	27
abr-06	compra	30
abr-10	compra	33
		110

Costo promedio simple

110/4= 27,50

Luego se procedería a calculas el costo de venta

Costo de mercancía existente - Inventario final   (19.400 – (240*27,50))= 12.800

El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos, es decir,  el valor que corresponde al costo del producto más el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación.

En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.

Los asientos que se deben realizar en el sistema de inventario continuo son los presentados a continuación.

En el momento de una compra

	FECHA	DESCRIPCIÓN	ref	DEBE	HABER
	x-x-x	*1*
		Inventario de Mercancías		xx
		IVA crédito fiscal		xx
		Cuentas por cobrar			xx
		p/r compra de mercancías según factura
	x-x-x	*2*
		Inventario de Mercancías		xx
		IVA crédito fiscal		xx
		Banco			xx
		p/r compra de mercancías de contado según factura

Cabe destacar que en este sistema las cuentas relacionadas con las compras de mercancía como (compras, devolución en compras, rebajas en compras, flete sobre compras) no existen, en su lugar existirá únicamente la cuenta INVENTARIOS DE MERCANCÍA.

En el momento de una venta

FECHA	DESCRIPCIÓN		DEBE	HABER
x-x-x	*4*
	cuentas por cobrar		xx
	Ventas			xx
	IVA debito fiscal			xx
	p/r venta de mercancía según factura
x-x-x	*5*
	Costo de ventas		xx
	Inventario de mercancías			xx
	p/r costo de venta

Como las cuentas relacionadas con las compras no existen y en su lugar esta la cuenta de inventarios,  se debe crear la cuenta costo de venta, que va a registrar los costos de adquisición de la mercancía en el momento de la venta.

Como podemos darnos cuenta, el costo de ventas siempre va a estar actualizado en cualquier fecha del periodo contable.

En el momento de una devolución de mercancías

FECHA	DESCRIPCIÓN	ref	DEBE	HABER
	*3*
x-x-x	cuentas por pagar		xx
	Inventario de mercancías			xx
	iva crédito fiscal			xx
	p/r devolucion de compra de mercancia

Básicamente es invertir el asiento de compra.

En el momento de una devolución en venta

	x-x-x	*7*
		Devolución en ventas	xx
		Debito fiscal	xx
		cuentas por cobrar		xx
		p/r devolución en ventas
	x-x-x	*8*
		Inventarios de mercancía	xx
		Costo de venta		xx
		p/r costo de la devolución de las ventas

Debo tener en cuenta que debo invertir la cuenta asociada a los costos que fueron adquiridas las mercancías vendidas, para llevar el correcto registro de mercancías.

En el momento de fletes sobre ventas

FECHA	DESCRIPCION	DEBE	HABER
x-x-x	*6*
	flete sobre ventas	xx
	iva crédito fiscal	xx
	banco		xx

¿Seguramente te preguntaras que método utilizar en tu empresa?

Según la normativa vigente en Venezuela se establece que:

Según la Ley Orgánica de Precios Justos 
 http://www.mp.gob.ve/c/document_library/get_file?uuid=7c3a0033-59c7-4098-8821-71334d20f196&groupId=10136

Se establece que el sistema de compras de una entidad comercial que se dedique a la compra, fabricación y venta de mercancías se realizara por medio del sistema de inventario continuo, ya que este permitirá mantener actualizados los costos y las existencias de mercancía en cualquier momento.

Según la Ley de Impuesto Sobre La Renta

http://www.oas.org/juridico/spanish/mesicic3_ven_anexo22.pdf

En sus artículos 91, 173 y 178. Se establece que los libros de registro de una entidad, deben estar apoyados por los respectivos comprobantes de compra o venta según sea el tipo de operación que se realice, también  establece que los contribuyentes deben reflejar las entradas y salidas de mercancía, mensuales por unidades y valores.

Además indica que la valoración de los inventarios deberá llevarse a cabo bajo el método promedio ponderado.

Conclusión

Es un sistema que permite mantener una empresa bien organizada en cualquier momento, ya que gracias al uso de la Kardex las existencias se mantienen actualizadas sin necesidad de hacer un conteo físico, el método a usar es el promedio ponderado por sus beneficios prácticos al momento de calcular inventario final.

Aporte

Un ejemplo de empresas que manejan este sistema son las Droguerías por su alto nivel de mercancía, las cuales deben llevar un control muy riguroso, a través de sistemas automatizados que facilitan las entradas y salidas de cada producto.

Bibliografías 

Brito, J. A. (2004). Contabilidad Básica e Intermedia. Caracas, Venezuela: Ediciones Centro de Contadores.

Gaceta Oficial N° 38.628. Ley de Impuesto Sobre La Renta. La Asamblea Nacional de la República Bolivariana de Venezuela, fecha 16 de febrero de 2007.

 Gaceta oficial N° 40.340. Ley Organica de Costos y Precios Justos. República Bolivariana de Venezuela, 23 de Enero de 2014.

Elaborado por: Leimar Araque Mora

Tutor: Car Emyr Suescum Coelho

Cátedra: Administración de la Producción y Operaciones 2